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Kick-off der Wave 6

Am 4. Juli hat für die nächste Gruppe die Alma-Implementierung begonnen. Dieses Mal machen sich gleich neun Bibliotheken auf den Weg nach Alma.

Die Bibliotheken der Wave 6 im Überblick

  • Österreichische Galerie Belvedere
  • Wienbibliothek im Rathaus
  • Diözesanbibliothek Wien
  • Jüdisches Museum Wien
  • Lentos Kunstmuseum Linz
  • Montanuniversität Leoben
  • Benediktinerstift Admont
  • Technische Universität Graz
  • Wiener Wiesenthal Institut für Holocaust-Studien (VWI)

Die Bibliotheken der Wave 6 können bei ihrem Systemwechsel von den Erfahrungen der vorigen Gruppen profitieren. So hat sich beispielsweise die Onboarding-Phase im Vorfeld der Implementierung erneut bewährt. Bereits im April wurde bei ersten Treffen zwischen Vertreterinnen und Vertretern von Ex Libris, den migrierenden Bibliotheken und dem Team der OBVSG der Ablauf der nächsten Monate besprochen. Dadurch konnte die Zeit bis zum Kick-off für Vorbereitungsarbeiten wie Datenanalysen und -bereinigungen und erste Webex-Seminare genutzt werden. Gegen Ende der Onboarding-Phase wurden Formulare zur Migration ausgefüllt, sie betreffen etwa Angaben zu Drittanbietersystemen, Besonderheiten beim Mapping von MAB2 zu MARC21 oder der Erfassung von elektronischen Ressourcen. Kurzum: In der Onboarding-Phase wurde damit begonnen alles zu tun, dass der Wechsel auf das neue System so reibungslos wie möglich ablaufen kann.

Mit dem Kick-off erfolgte nun der offizielle Startschuss für das Projekt Alma-Implementierung. Der Projektplan wird vorgestellt. Er legt den Ablauf bis zum Go-live im Detail fest.
Für die migrierenden Bibliotheken beginnt eine intensive Auseinandersetzung mit dem neuen System. In einer Testmigration werden beispielsweise die Bibliotheksdaten in ein Alma-Pre-Production-System geladen. Dort werden sie ausgiebigen Prüfungen unterzogen, damit sie bei der finalen Migration ohne Qualitätsverlust im neuen System ankommen.

Ein Großteil der Arbeit entfällt anschließend auf das Adaptieren der alten bzw. das Erstellen der neuen Geschäftsgänge in Alma: Wie können die Abläufe der täglichen Arbeit im neuen System angelegt werden? Ist es möglich, Workflows im neuen System vielleicht sogar zu vereinfachen? Die Einstellungen, die im Pre-Production-System getroffen werden, werden bei der Migration ins Produktivsystem überommen. Der Feinschliff erfolgt anschließend im Betrieb.

Von Aleph-Sharing nach Alma-ASP

Vier der neun Bibliotheken wechseln vom Modell Aleph-Sharing ins Modell Alma-ASP. Mit der Bibliothek des Belvedere ist auch eine Einrichtung dabei, die dem Verbund mit Alma neu beitritt. Die Migration dieser Bibliothek ist für das Team der OBVSG eine besondere Herausforderung, da sie im Gegensatz zu den anderen Bibliotheken nicht von einem Aleph-System nach Alma migriert.

Für die Alma-ASP Bibliotheken übernimmt die OBVSG als Application Service Provider den systembibliothekarischen Teil des Systemwechsels und bietet zusätzlich zu den Anleitungen und Informationen von Ex Libris Schulungen zu Alma an. Darüber hinaus entwickelt die OBVSG Technologien, um die Daten der von ihr betreuten Bibliotheken selbst ins neue System laden zu können. Dadurch können die Migrationen kostengünstiger durchgeführt werden. Auch künftige Neueinsteiger in den Verbund können von dieser Entwicklung profitieren.

Beim Kick-off waren neben den Teams von Ex Libris und der OBVSG Vertreterinnen und Vetreter der Montanuniversität Leoben, der Technischen Universität Graz und der Wienbibliothek im Rathaus anwesend. Diese drei Einrichtungen übernehmen mit eigenem Personal die systembibliothekarischen Aufgaben des Systemwechsels. Mit den Alma-ASP-Bibliotheken bespricht das Team der OBVSG die individualisierten Migrationspläne in Einzelgesprächen.

Im Jänner 2020 wird es dann für die Wave 6 soweit sein: Der Produktionsstart steht an!

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